La télétransmission des feuilles de soins électroniques (FSE) : mode d’emploi

23 mars 2017
Une fois votre équipement informatique installé, vous pouvez commencer à télétransmettre des feuilles de soins. Retrouvez la marche à suivre étape par étape, ainsi que les modalités de transmission d’une facture en mode dit « Sesam Vitale dégradé » vers une autre région.

Télétransmettre vos feuilles de soins électroniques (FSE)

Votre équipement informatique est installé ? Vous pouvez télétransmettre vos premières feuilles de soins électroniques (FSE).

Une fois votre équipement informatique en fonctionnement, insérez votre carte de professionnel de santé (CPS) dans le lecteur bi-fente, et saisissez le code confidentiel qui permet de vous identifier. Vous pouvez laisser votre carte dans le lecteur toute la journée.

Pour élaborer une feuille de soins électronique (FSE) :

  1. Introduisez la carte Vitale de votre patient pour faire apparaître à l'écran les informations le concernant :
    • identification de l'assuré (et/ou bénéficiaire) et organisme de rattachement ;
    • étendue des droits à l'assurance maladie obligatoire (AMO) ;
    • et, le cas échéant, présence d'une exonération ou d'une modulation du ticket modérateur.
  2. Saisissez sur votre ordinateur le code de l'acte que vous avez effectué, le montant des honoraires, ainsi que le destinataire du règlement.

La présence simultanée de votre carte CPS et de la carte Vitale de votre patient dans le lecteur électronique tient lieu de signature et assure donc la sécurité des échanges. Ce document électronique a la même valeur qu'une pièce justificative papier.

Vos employés munis d'une carte de personnel d'établissement (CPE) peuvent aussi lire les cartes Vitale et élaborer des FSE.

Seul le pharmacien, avec sa carte CPS, a compétence pour réaliser la télétransmission des FSE.

Grâce à votre connexion internet, vous effectuez la télétransmission groupée des différentes FSE de la journée sous la forme d'un fichier électronique. Le logiciel effectue alors automatiquement le groupement des FSE en lots, permettant un envoi par organisme destinataire (caisse d'assurance maladie, caisse de la MSA, etc.).

Il vous suffit de demander l'envoi des fichiers pour faire partir le lot complet de vos FSE dans la boîte aux lettres électronique de la caisse d'assurance maladie. Ces adresses sont connues du système, vous n'avez pas besoin de les spécifier.

La caisse d'assurance maladie vous envoie un accusé de réception logique (ARL) positif afin de confirmer la bonne télétransmission de chaque lot de FSE, au plus tard le surlendemain de la télétransmission.

En cas de problème ou d'anomalie de télétransmission, vous êtes averti par un ARL négatif ou par l'absence d'ARL.

Procédez alors à un nouvel essai. Si ce dernier est infructueux, contactez la caisse d'assurance maladie concernée.

Délai maximum entre création et télétransmission des FSE

Entre la date de création des FSE et leur télétransmission à la caisse d'Assurance Maladie, est autorisé un délai maximum de :

  • 3 jours ouvrés pour un paiement direct de l'assuré ;
  • 8 jours ouvrés pour l'assuré bénéficiant d'une dispense d'avance de frais.

À noter :

  • Le double des ordonnances des factures télétransmises est à transmettre au régime d'assurance maladie de l'assuré. Ces ordonnances sont collectées directement depuis l'officine par un prestataire choisi par l'Assurance Maladie. Pour rappel : celles-ci doivent être classées par vos soins selon les critères définies par la convention.
  • Les retours d'information sur le règlement de vos tiers payant prennent la forme de retours NOÉMIE (Norme ouverte d'échange entre la maladie et les intervenants extérieurs).

Télétransmission en mode dit « Sesam Vitale dégradé »

Consultez les modalités pratiques et les adresses d’expédition des justificatifs de paiement lorsque vous transmettez une facture en mode dit « Sesam Vitale dégradé » vers une autre région.

Vous avez à recycler un dossier initialement transmis en mode Sesam Vitale, rejeté par une caisse d'assurance maladie située hors de votre région et avec laquelle vous n'avez jamais eu de contact.

Jusqu'à présent, une nouvelle télétransmission de la facture en mode dit « Sesam Vitale dégradé » était limitée aux patients rattachés à votre caisse d'assurance maladie ou, éventuellement, à quelques caisses d'assurance maladie limitrophes.

Désormais, et plutôt que de recourir à une liaison « papier » parfois longue, vous pouvez procéder systématiquement à ce mode de recyclage vers toutes les caisses d'assurance maladie et ce, sans aucune démarche préalable à réaliser auprès de celles-ci.

Vous pouvez utiliser la télétransmission en mode « Sesam Vitale dégradé » en toute sécurité pour un patient de passage, rattaché à une caisse d'assurance maladie située hors de votre région, ne disposant pas de sa carte Vitale mais souhaitant néanmoins bénéficier du tiers payant. Assurez-vous toutefois que les conditions d’application du tiers payant sont respectées.

Parallèlement à la télétransmission de la facture en mode dit « Sesam Vitale dégradé », vous devez adresser les pièces justificatives du paiement (prescription médicale et feuille de soins) par courrier et dans le plus court délai possible, à la caisse d'assurance maladie concernée qui recevra et traitera cet envoi.

Pour faciliter votre démarche, consultez la liste répertoriant les adresses d'expédition des justificatifs de paiement (XLS, 53.5 Ko) pour toutes les caisses d'assurance maladie de France (métropole et départements d'outre-mer).