L'aide à l'emploi d'assistants médicaux dans les cabinets libéraux

Le champ des missions confiées aux assistants médicaux est volontairement large, chaque médecin pouvant définir le contenu de ces missions pour l’adapter à l’organisation de son cabinet, dans les conditions définies à l’article L. 4161-1 du code de la santé publique, et en contrepartie de l'engagement d’augmenter sa patientèle. Ainsi, les assistants médicaux peuvent exercer des missions variées, selon les besoins des médecins, généralistes comme spécialistes, qui les embaucheront.

Concrètement, l’assistant médical peut prendre en charge trois types de missions :

• des missions de nature administrative : comme par exemple, l’accueil du patient, la création et gestion de son dossier, l’accompagnement de la mise en place de la télémédecine au sein du cabinet ;
• la préparation et le déroulement de la consultation : aide à l’habillage, déshabillage, prise de constantes (prise de tension, pesée, taille), mise à jour du dossier du patient concernant les dépistages, vaccinations, recueil d’informations utiles sur les modes de vie pour alerter le médecin si nécessaire, délivrance des tests (test angine par exemple) et de kits de dépistage, préparation et aide à la réalisation d’actes techniques (pour un électrocardiogramme, par exemple) ;
• des missions d’organisation et de coordination : notamment avec les autres acteurs de santé. Il peut ainsi organiser un rendez-vous avec un médecin spécialiste, avec un hôpital en prévision d’une admission mais aussi avec d’autres professionnels de santé comme une infirmière, un masseur-kinésithérapeute ou un sage-femme ou autre nécessaire pour assurer la prise en charge des patients, de plus en plus souvent atteints de pathologie chronique ou après une hospitalisation.

L’assistant médical n’est pas un professionnel de santé et ses compétences attestées n’autorisent que la réalisation d’examens avec des appareils totalement automatiques, y compris pour les profils soignants (IDE, auxiliaires de puériculture, aides-soignants), embauchés et formés pour exercer cette activité.

Cela implique notamment :

• pas d’activité 100 % distanciel ;
• pas d’activité exclusive au domicile des patients (pas d’indemnités kilométriques) ;
• une appréciation par le médecin employeur qui engage sa responsabilité pour les actes réalisés sans sa supervision ni sa présence.

Le poste d’assistant médical ne se substitue pas à d’autres professions de santé, intervenant dans la prise en charge des patients, il s’agit d’une fonction avec des missions propres.

Cette fonction peut être assurée aussi bien par d’actuels aides-soignants, infirmières, secrétaires médicales ou tout autre profil souhaitant suivre cette voie professionnelle.

Dans tous les cas, l’assistant médical devra être formé ou s’engager à suivre une formation spécifique conduite en alternance, ouverte à la Validation des acquis de compétences (VAE) dont le contenu a été défini par les partenaires sociaux dans le cadre de la convention collective des personnels des cabinets médicaux.

Après leur embauche, les assistants médicaux ont 2 ans pour engager la formation et 3 ans pour obtenir leur Certificat de qualification professionnelle (CQP) d’assistant médical ou, pour les infirmiers, auxiliaires de puériculture, aides-soignants déjà diplômés, une attestation de Formation d’adaptation à l’emploi (FAE) dans le champ de l’organisation et de la gestion administrative d’un cabinet médical.

Pour en savoir plus sur les conditions de formation de l’assistant médical, consulter le site de la Convention collective du personnel des cabinets médicaux élaboré par la Commission paritaire nationale pour l’emploi et la formation professionnelle (CPNEFP).

L’emploi d’assistants médicaux est facilité par le versement d’une aide financière par l’Assurance Maladie. Estimez le montant de l’aide à l’emploi et l'impact sur la patientèle avec le simulateur.

Tous les médecins libéraux, y compris les médecins nouveaux installés, quelle que soit leur spécialité, peuvent bénéficier de cette aide à l’emploi, dès lors qu’ils exercent en secteur 1 ou en secteur 2, avec engagements de modérations tarifaires (médecins adhérents à l’Optam – Optam-CO). Des aménagements spécifiques au contrat peuvent aussi être proposés au médecin en situation de handicap ou atteint de maladie chronique.

Le médecin a le choix de recruter l’assistant médical directement ou par l’intermédiaire d’un groupe de médecins libéraux ou d’une structure organisée en groupement d’employeurs. La caisse primaire d’assurance maladie informe régulièrement le médecin de la possibilité de recourir à ce type d’intermédiaire et des offres effectivement disponibles.

Seules quelques spécialités techniques n’ont pas accès à l’aide à l’emploi d’un assistant médical compte tenu des spécificités de leur pratique : les radiologues, les radiothérapeutes, les stomatologues, les anesthésistes, les médecins anatomo-cytopathologistes et les médecins nucléaires.

À noter : les chirurgiens sont éligibles au dispositif dès lors que leurs honoraires issus d’actes de la classification commune des actes médicaux (CCAM) représentent moins de 20 % de leurs honoraires totaux.

L’appui d’un assistant médical se justifie pleinement à partir d’un certain niveau d’activité. Les 30 % de médecins ayant les plus faibles patientèles ne sont pas concernés, c'est-à-dire les médecins du 30e percentile (soit « P30 ») au regard de la distribution nationale des médecins en effectifs de patientèle adulte et enfant établie le 31 décembre 2021.

Pour être éligibles à cette aide, les médecins généralistes doivent avoir plus de 775 patients dans leur patientèle médecin traitant.
Pour les médecins des autres spécialités, la condition pour bénéficier de l’aide à l’emploi d'un assistant médical est d’avoir été consulté au moins une fois par un certain nombre de patients différents (ce que l’on appelle la « file active »), correspondant au « P30 » de la distribution nationale en effectifs de patientèle établie le 31 décembre 2021 pour chaque spécialité.

À noter : les conditions d’exercice de manière regroupée, dans un cabinet d’au moins 2 médecins et de manière coordonnée ont été supprimées par le règlement arbitral du 1er mai 2023.

Options et montants de financement

Le niveau de financement octroyé par l’Assurance Maladie varie selon le temps pendant lequel le médecin souhaite employer l'assistant médical.

Cette aide à l'emploi contribue au financement du salaire de l’assistant médical (mi-temps ou temps plein).

Son montant peut se situer entre 18 000 et 36 000 euros la 1re année et entre 10 500 et 21 000 à partir de la 3e année.

Cette aide est pérenne et renouvelable à l’échéance du contrat de 5 ans signé avec la caisse. Par ailleurs, le montant peut être majoré pour les médecins ayant les patientèles de départ les plus importantes.

À noter : l’option d’emploi à hauteur d’1/3 ETP a été supprimée par le règlement arbitral du 1er mai 2023.

Avec le règlement arbitral du 1er mai 2023, 2 options sont proposées aux médecins.

Dans le cas des médecins à très forte patientèle (entre P90 et P95), le montant de l’aide est majoré à compter de la 3e année

Dans le cas des médecins au P95 et au-delà, le montant reste identique au montant de la 1re année pendant toute la durée du contrat.

Objectif de progression de la patientèle

Le médecin décide selon sa pratique et l’organisation de son cabinet comment il souhaite être épaulé par un assistant médical.Il détermine les missions qu’il souhaite lui confier : soutien administratif, accompagnement de la consultation, organisation et coordination avec les autres acteurs de santé.

L'aide à l'emploi d'un assistant médical prévoit que le médecin s’engage à assurer l’accueil et la prise en charge de nouveaux patients grâce au temps dégagé par l’assistant médical.

En contrepartie du financement, un objectif individuel de progression de la patientèle est ainsi fixé. Il est déterminé en fonction de la taille de la patientèle du médecin traitant ou de sa file active telle qu’observée en fonction des données disponibles au moment de la signature de l’accord.

Les engagements à prendre davantage de patients sont proportionnés à la taille de départ de la patientèle du médecin. Plus sa patientèle est déjà conséquente, moins il aura à accueillir de nouveaux patients.

Pour les médecins généralistes et les pédiatres, ces objectifs s’appliquent aussi bien pour la patientèle qui les a désignés comme médecin traitant que pour leur file active (nombre de patients différents vus au cours des 12 derniers mois).

Afin que l’appui de l’assistant médical produise tous ses effets, ces engagements ne sont pas vérifiés les deux premières années et ce n’est qu’à compter de la troisième année que l’aide versée sera modulée en fonction de l’atteinte des engagements prévus.

​Estimez le montant de l’aide à l’emploi et l'impact sur la patientèle avec le simulateur.

Versement de l'aide à l'emploi

Le montant de l’aide versée est annuel, pérenne et évolutif dans le temps : il diminue au fur à mesure que le surplus d’activité apporté par l’assistant médical permet d’augmenter les revenus du cabinet. À partir de la troisième année, il devient stable.

Pour les deux premières années du contrat signé entre le médecin et l’Assurance Maladie, l’aide est versée en une fois, dans le mois qui suit la signature du contrat et l’année suivante à sa date anniversaire.

À partir de la 3e année, l’aide est versée en 2 fois, sous la forme d’un acompte de 50 % puis d’un solde, tous deux versés dans les deux mois qui suivent la date de signature du contrat. Le solde prend en compte une éventuelle non atteinte de l’objectif de l’année lors de l’année écoulée. L’aide annuelle est alors proratisée selon le taux de non atteinte de l’objectif de l’année écoulée et l’acompte déjà versé est soustrait du solde à payer.

L’aide à l’emploi d’un assistant médical renforcée et assouplie par le règlement arbitral fait l’objet d'une campagne d’accompagnement de la part des délégués de l’Assurance Maladie (DAM) auprès des médecins éligibles, pour faciliter leur adhésion et leur libérer du temps médical rapidement.

Pour les contrats signés, un point d’échange annuel en vue d’un suivi et d’un accompagnement personnalisé doit ainsi être réalisé systématiquement entre les médecins bénéficiaires de l’aide et leur caisse primaire d'assurance maladie de rattachement afin d’observer la situation au regard de leurs engagements contractuels.

Ce rendez-vous sera l’occasion d’échanges au cours desquels le médecin pourra signaler toute difficulté liée au dispositif d’emploi de l’assistant médical et, notamment, apporter tout élément explicatif qui permettrait d’expliquer une non-atteinte de ses objectifs.

Recruter un assistant médical intègre certaines étapes.

Droit du travail et convention collective des personnels de cabinets médicaux 

Sur tous les aspects liés à l’emploi d’un assistant médical : période d’essai, type de contrat d’embauche, licenciement, poste de travail, congés, grille salariale, modalités de rupture contractuelle…

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le Code du travail numérique.

Formalités administratives d’employeur 

Déclaration Urssaf, salaires, congés payés, absence maladie ou congés maternité, licenciement…

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le portail d'accueil du site de l'Urssaf.

Formation

Les employeurs doivent contribuer au financement de la formation professionnelle au travers du versement de la contribution à la formation professionnelle. Il existe une contribution légale collectée par l’Urssaf et, en complément de celle-ci, une contribution conventionnelle à régler par le médecin employeur. Cette contribution est déterminée par la branche des personnels des cabinets médicaux et collectée par l’opérateur de compétences des entreprises de proximité (OPCO EP).
Pour en savoir plus : rendez-vous sur le site opcoep.fr pour adhérer et verser la cotisation conventionnelle.

Groupement d’employeurs

Si vous ne souhaitez pas recruter directement un assistant médical, vous avez la possibilité de recourir à un groupement d’employeurs. Dans ce cas, c’est le groupement qui remplit les obligations de l’employeur et met l’assistant médical à votre disposition via par exemple un contrat de mise à disposition pour un temps d’emploi déterminé et moyennant une commission ou une rétribution. Cette formule est plus souple et vous dispense d’un certain nombre de démarches administratives et des contraintes de gestion de contrat de travail.

Liste à jour des groupements d’employeur par région qui se sont fait connaitre auprès de l’Assurance Maladie

Formation

L’obtention d’un certificat de qualification professionnelle (CQP) doit s’effectuer au plus tard dans les trois ans suivant le recrutement de l’assistant médical.
Pour en savoir plus  :

• le référentiel métier d’assistant médical fixé par la commission paritaire nationale de l’emploi et de la formation professionnelle de la branche des personnels des cabinets médicaux (CPNEFP), seule habilitée à délivrer un CQP en lien avec votre pratique et votre organisation (leur écrire : [email protected])
• vous êtes invité(e) à vous rapprocher de votre expert-comptable ou de votre conseil juridique.
• à réception du certificat de qualification professionnelle (CQP), il convient d’en adresser une copie à sa caisse de rattachement.

(1) Montant maximum sous réserve de l’atteinte de ses objectifs par le médecin

(2) Les règles fixant ces objectifs ont été définies grâce à un classement national qui distribue les effectifs de patients en percentiles pour chaque spécialité de médecin.