Obtenir le numéro de sécurité sociale d'un salarié

28 août 2019
Vous recrutez un salarié ? Il doit vous fournir un numéro de sécurité sociale provisoire ou définitif. S'il n'en a pas, il doit faire une demande d'immatriculation à la sécurité sociale.

Quels sont les salariés sans numéro de sécurité sociale (numéro d’inscription au répertoire de l’Insee ou NIR) ?

Vous êtes chef d'entreprise ou particulier employeur et souhaitez recruter un salarié ? C’est à lui de vous fournir son numéro de sécurité sociale dans le cadre des formalités d’embauche. S’il est dans les cas suivants, il est possible qu’il n’ait pas de numéro de sécurité sociale à vous fournir :

  • le salarié n'a jamais été immatriculé à la sécurité sociale française ;
  • le salarié ne dispose d'aucun document justifiant de son immatriculation à la sécurité sociale française (carte Vitale, attestation de droits ou attestation de numéro provisoire délivrée par l’Assurance Maladie).
L'immatriculation à la sécurité sociale française est obligatoire

Toute personne qui réside régulièrement et qui travaille conformément aux règles de la législation du travail en France, doit obligatoirement être rattachée au régime français de sécurité sociale dont elle relève. À ce titre, elle est redevable des cotisations de sécurité sociale correspondantes.

Toute personne qui incite les assujettis à refuser de s'affilier à un organisme de sécurité sociale ou de payer les cotisations dues est passible de sanctions pénales : emprisonnement de six mois et/ou amende de 15 000 €.

De plus, le refus d'acquitter les prélèvements sociaux ou d'inciter les salariés à cesser de cotiser à la sécurité sociale expose également à des poursuites pénales.

Comment faire la demande d’immatriculation d’un salarié ?

C’est toujours au salarié de demander son NIR mais vous devez de votre côté l’en informer et effectuer une déclaration d’embauche à l’Urssaf.

La procédure d’immatriculation à la sécurité sociale du salarié s’effectue en 2 étapes :

  • vous effectuez une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'Union de recouvrement des cotisations de la sécurité sociale (Urssaf) par Internet, par télécopie ou par courrier, dans les 8 jours qui précèdent la prise de fonction du salarié  ;
  • vous demandez au salarié de se rapprocher de a caisse primaire d’assurance maladie de son lieu de résidence pour demander l’obtention de son numéro de sécurité sociale.

Pour plus d'informations, consultez l’article sur la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

Plusieurs situations peuvent se présenter pour un particulier employeur :

  • si vous utilisez le chèque emploi service universel (Cesu), c’est au salarié que vous voulez embaucher de faire sa demande d'immatriculation à la sécurité sociale directement auprès de la caisse primaire d'assurance maladie de son lieu de résidence. Pour effectuer cette démarche, il devra fournir son document d’identité (carte d’identité, carte de séjour…) et une pièce d’état civil (extrait d’acte de naissance) ;
  • dans les autres cas, faites la demande d'immatriculation au moyen du formulaire « Déclaration d'employeur pour tous emplois familiaux » (n° Cerfa 11469*01) utilisé pour vous déclarer en tant qu'employeur auprès de l'Urssaf.

Pour toute précision supplémentaire, prenez contact avec votre Urssaf.

Votre salarié sans NIR est de nationalité étrangère : vérifiez sa situation

Lors de l'embauche d'un salarié de nationalité étrangère, non ressortissant d'un État membre de l'Union européenne, vous devez vous assurer de la régularité de sa situation au regard de son droit de séjour et de travail en France.

En pratique, vérifiez qu’il possède un titre de séjour et une autorisation de travail en cours de validité.

Attention : en cas de non-respect de ces formalités, vous vous exposez à des poursuites pénales.