L'attestation de salaire

13 février 2019
En cas d'arrêt de travail, l'employeur doit transmettre une attestation de salaire à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) du salarié. C'est à partir de cette attestation que la CPAM détermine le droit aux indemnités journalières du salarié et en calcule le montant.

Pourquoi et quand faut-il transmettre une attestation de salaire ?

Établir une attestation de salaire est obligatoire pour tout arrêt de travail d’un salarié lié aux motifs suivants :

  • maladie ;
  • maternité, paternité/accueil de l'enfant, adoption ;
  • accident du travail ou maladie professionnelle ;
  • reprise à temps partiel pour motif thérapeutique.

Tous les employeurs, entreprises ou particuliers, sont concernés par cette obligation. En cas de refus, vous risquez des sanctions du tribunal des prud'hommes.

Délai de transmission de l’attestation de salaire

Pour les attestations de salaire non subrogées via signalement d’arrêt par le biais de la DSN (quel que soit le risque), la loi impose qu’elles soient transmises dans les 5 jours suivant la connaissance de l’arrêt. Pour les autres canaux de transmission de l’attestation de salaire, il n’y a pas de délai légal imposé à l’employeur mais l’attestation de travail doit être transmise le plus rapidement possible à la Sécurité sociale.

C'est sur la base des informations de cette attestation que l'Assurance Maladie détermine si votre salarié a droit aux indemnités journalières (IJ) pendant son arrêt de travail.

Ces informations permettent également de calculer le montant des IJ. Les IJ seront ensuite versées directement au salarié ou bien à l’entreprise en cas de subrogation.

Plus vite l’attestation parviendra à la Sécurité sociale, plus vite votre salarié pourra percevoir ses IJ.

Si votre salarié a plusieurs employeurs, chacun d'eux doit établir une attestation de salaire.

En cas de prolongation de l’arrêt de travail

Il n’est pas nécessaire d’établir une nouvelle attestation de salaire en cas de prolongation de l’arrêt de travail si :

  • la prolongation d'arrêt de travail est établie pour le même motif que l'arrêt initial ;
  • la durée totale de l’arrêt n’excède pas 6 mois ;
  • et qu'il n'y a aucune interruption entre les arrêts de travail.

Si vous adhérez à la DSN, il vous suffit de modifier la date de fin prévisionnelle de l’arrêt de travail dans votre logiciel de paie.

Si la durée totale de l’arrêt prolongé est supérieure à 6 mois, il vous faut renouveler la démarche de transmission de l’attestation de salaire.

Comment transmettre l’attestation de salaire ?

La généralisation de la DSN permet à l'employeur de transmettre très simplement les informations nécessaires à l’Assurance Maladie. Cependant, d’autres moyens restent disponibles.

Quel que soit votre mode de transmission, les informations suivantes seront nécessaires à l’Assurance Maladie :

  • identification de l’entreprise ;
  • identification du salarié ;
  • éléments de rémunération du salarié ;
  • salaire rétabli ;
  • heures réelles travaillées ;
  • motif de l’arrêt ;
  • dernier jour travaillé ;
  • date de fin prévisionnelle de l'arrêt ;
  • éléments spécifiques en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle ;
  • dates de subrogation le cas échéant.

En fonction de votre mode de transmission, certaines données n’ont pas besoin d’être saisies et sont transmises automatiquement.

Pour les employeurs en DSN, les éléments nécessaires à l’examen des droits du salarié aux IJ et au calcul de leur montant sont transmis automatiquement via un logiciel de paie qui alimente leur DSN mensuelle.

Seules les données suivantes ont besoin d’être saisies :

  • motif de l’arrêt ;
  • dernier jour travaillé ;
  • date de fin prévisionnelle de l’arrêt  ;
  • éléments spécifiques en cas d’accident du travail ou de trajet ou maladie professionnelle ;
  • dates de subrogation le cas échéant.

À noter : la reprise normale du travail à la date prévue doit être renseignée dans la DSN mensuelle.

Qu’est-ce que la DSN ?

La déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif déclaratif unique et dématérialisé qui prend en charge la plupart des déclarations sociales des entreprises. Il est amené à se substituer à tous les autres modes de transmission des informations.

Il s'agit une obligation réglementaire (loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives).

La DSN repose sur :

  • la transmission mensuelle des données individuelles et nominatives des salariés à l'issue de la paie ;
  • le signalement des événements :
    • arrêt et reprise de travail suite à un arrêt maladie ;
    • congé maternité, paternité/accueil de l'enfant ou adoption ;
    • rupture de contrat de travail survenue en cours de mois (pour les besoins de Pôle emploi).

Si votre entreprise n’a pas encore adhéré à la DSN, il est encore possible de transmettre l’attestation de salaire par voie numérique ou postale.
Attention : la DSN deviendra à terme la seule voie numérique disponible.

Voies numériques

  • mode EDI posté : vous pouvez déposer sur net-entreprises un fichier « attestation de salaire » généré par un logiciel de paie ou de gestion certifié ;
  • mode EFI : vous pouvez renseigner l’attestation de salaire en ligne sur net-entreprises en vous inscrivant au service « Attestation de salaire ».

Voie postale

Vous pouvez également envoyer votre attestation de salaire par courrier. Pour cela :