L’attestation de salaire

03 mai 2017
L’attestation de salaire est obligatoire pour tout arrêt de travail. C'est sur la base de cette attestation que l'Assurance Maladie examine le droit aux indemnités journalières et en calcule le montant. Le point sur les modes de transmission de cette attestation (internet, EDI machine, papier).

Une obligation légale

Une obligation légale pour tout type d'arrêt de travail et qui s'impose à tout employeur

Établir une attestation de salaire est obligatoire pour tout arrêt de travail ou congé quel qu'en soit le motif : maladie, maternité, paternité/accueil de l'enfant, adoption, accident du travail ou maladie professionnelle.

Cette obligation légale s'impose à tout employeur, que celui-ci soit une entreprise ou un particulier.

À noter :

  • si le(la) salarié(e) a plusieurs employeurs, chacun d'eux devra établir une attestation de salaire.
  • si l'employeur refuse d'établir une attestation de salaire lors de l'arrêt de travail ou du congé, il risque d'encourir des sanctions prononcées par le Tribunal des Prud'hommes.

Une attestation à remplir avec soin et à faire le plus rapidement possible

En effet, c'est sur la base des éléments portés sur l'attestation de salaire que l'Assurance Maladie détermine si votre salarié(e) remplit les conditions requises pour avoir droit aux indemnités journalières pendant son arrêt de travail ou son congé. Les informations de l’attestation de salaire permettent également d’en calculer le montant. Les indemnités journalières lui seront ensuite versées, ou à vous-même en cas de subrogation.

Vous pouvez établir cette attestation de salaire :

  • Par internet : si vous êtes une entreprise disposant d'un numéro SIRET, connectez-vous sur le site net-entreprises.fr et inscrivez-vous au service « Attestation de salaire ». En quelques clics, votre attestation est remplie puis envoyée automatiquement à la caisse d'Assurance Maladie de votre salariée ;
  • Depuis votre logiciel de paie : si vous disposez d'un logiciel de paie certifié, vous pouvez transmettre votre attestation de salaire de manière automatisée (EDI machine) ;
  • Par courrier : remplissez le formulaire « Attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières » (formulaire n° S 3201) (PDF, 1.63 Mo) et adressez-le à la caisse d'Assurance Maladie de votre salarié(e).

Les formalités à accomplir par l'employeur au moment de la reprise du travail

Avant généralisation de la déclaration sociale nominative (DSN), ces formalités sont différentes selon que l'employeur a opté ou non pour la DSN.

Pour les employeurs ayant opté pour la DSN, la reprise du travail ayant lieu comme prévu à l'issue de l'arrêt du travail (ou du congé) doit être transmise dans la DSN mensuelle conformément aux dispositions du décret 2013-266 du 28 mars 2013.Toutefois, les reprises anticipées du travail doivent faire l'objet d'une déclaration spécifique évènementielle dans un délai de 5 jours à compter de cet évènement, qu'il y ait ou non subrogation de l'employeur.

Pour les employeurs n'ayant pas opté pour la DSN, seules les reprises anticipées du travail doivent être signalées à la caisse d'Assurance Maladie de votre salarié(e) dans le même délai de 5 jours de survenance de cet évènement, et ce, quel que soit le mode de transmission de l'attestation de salaire (internet, EDI machine, papier).

À noter toutefois que les informations relatives aux reprises du travail ayant lieu comme prévu à l'issue de l'arrêt de travail (ou du congé) pourront vous être demandées ultérieurement dans le cadre d'un contrôle par l'Assurance Maladie.

La transmission de l’attestation de salaire

À l’heure de la dématérialisation, l’Assurance Maladie vous propose différentes solutions techniques pour télétransmettre vos attestations de salaire.

Vous êtes dirigeant d'une très grande entreprise ou expert-comptable. La gestion des arrêts de travail est une charge administrative importante (saisie, suivi...).

Pour gagner du temps mais aussi limiter le risque d'erreur et vous éviter les déclarations tardives, l'Assurance Maladie vous propose de télétransmettre vos attestations de salaire en mode EDI machine.

Qu'est-ce que l'attestation de salaire en mode EDI machine ?

Le mode EDI machine vous permet de télédéclarer les attestations de salaires (DSIJ) à l'Assurance Maladie directement depuis votre logiciel de paie et, si l'entreprise pratique la subrogation, de recevoir en retour vos bordereaux de paiement des indemnités journalières (BPIJ) émis par les caisses d'Assurance Maladie.

Quels sont les avantages pour l'entreprise ?

Le mode EDI machine présente 3 avantages :

  • Un gain de temps en limitant la saisie dans le logiciel de paie et en augmentant l'automatisation du processus « arrêt maladie » du service RH.
  • Un gain financier en divisant par 3 les délais de paiement, avec un arrêté des comptes de résultats plus rapide et sécurisé, et en réduisant les coûts de gestion sur les envois postaux.
  • De la fiabilité en utilisant une gestion automatisée des flux d'information et en optimisant les rapprochements comptables.

Comment adhérer à l'EDI machine ?

En pratique, 3 options s'offrent à votre entreprise :

  • Vous disposez d'un logiciel de paie développé par vos équipes informatiques. Votre entreprise peut devenir opérateur EDI : vous faites développer le modem de télétransmission des attestations de salaire en interne par vos équipes informatiques. Vous devez signer le protocole d'obtention du certificat qualité pour les opérateurs EDI disponible ci-dessous en téléchargement.
  • Vous disposez d'un logiciel de paie dont l'éditeur est certifié EDI : vous faites l'acquisition du modem de télétransmission des attestations de salaire chez cet éditeur.
  • Vous disposez d'un logiciel de paie dont l'éditeur n'est pas certifié EDI : vous pouvez conserver votre logiciel de paie et vous faites l'acquisition du modem de télétransmission des attestations de salaire chez un autre éditeur de logiciel certifié EDI.

Pour plus de renseignements, contactez :

 

L'Assurance Maladie propose le mode EDI posté afin de répondre aux besoins d'allègement des tâches administratives liées à la gestion des arrêts de travail.

Qu'est-ce que l'attestation de salaire en mode EDI posté ?

Ce mode consiste à déposer un fichier au format XML issu de votre logiciel de paie sur le site net-entreprises.fr et à le transmettre à l'Assurance Maladie via ce portail.

À noter : pour utiliser ce téléservice, l'entreprise doit être inscrite sur net-entreprises.fr.

Quels sont les avantages pour l'entreprise ?

Le mode EDI posté présente 3 avantages :

  • Plus rapide : en quelques clics, vous créez un fichier d'attestation de salaire issu de la saisie de votre logiciel de paie puis vous le déposez sur net-entreprises.fr ;
  • Un meilleur suivi de votre dossier : vous pouvez imprimer un avis de dépôt de l'attestation de salaire et vous recevez par mail un accusé de réception et un compte-rendu. Vous pouvez également enregistrer et imprimer l'attestation de salaire ;
  • Enfin, si vous pratiquez la subrogation, vous avez accès aux bordereaux de paiement des indemnités journalières (BPIJ) : vous pouvez les consulter en ligne, les télécharger et les enregistrer.

En pratique

  • Connectez-vous sur le site du Centre national de dépôt et d'agrément pour vérifier que votre éditeur de logiciel est certifié « EDI posté ».
  • Puis connectez-vous sur net-entreprises.fr pour vérifier que votre entreprise est inscrite au téléservice « Attestation de salaire ».
  • Contactez votre éditeur de logiciel pour passer à l'EDI posté.

Pour plus de renseignements, contactez :

  • Votre conseiller informatique service.
  • La hotline employeurs : appelez le 0 811 709 811 (service 0,06 €/min + prix appel).

Qu'est-ce que l'attestation de salaire en mode EFI ?

Ce mode consiste à saisir en ligne les données issues de la paie et à les transmettre à l'Assurance Maladie via le site net-entreprises.fr.

À noter : pour utiliser ce téléservice, l'entreprise doit être inscrite sur net-entreprises.fr.

Quels sont les avantages pour l'entreprise ?

Le mode EFI présente 3 avantages :

  • Plus fiable : grâce à l'aide en ligne et à un contrôle de cohérence des zones complétées, les risques d'erreur sont minimisés.
  • Plus rapide : en quelques clics, votre attestation de salaire est remplie puis envoyée automatiquement à la caisse d'Assurance Maladie de rattachement de votre salarié. Vous n'avez plus à rechercher l'organisme dont il dépend.
  • Plus simple : un seul site pour gérer tout type d'arrêt de travail, effectuer l'attestation de reprise du travail, consultez en ligne les bordereaux de paiement des indemnités journalières (BPIJ) en cas de subrogation.

En pratique

Inscrivez-vous sur net-entreprises.fr, puis au téléservice « attestation de salaire ».

Pour plus de renseignements, contactez :

  • Votre conseiller informatique service.
  • La hotline employeurs : appelez le 0 811 709 811 (service 0,06 €/min + prix appel).

La déclaration sociale nominative (DSN) substitue un dispositif déclaratif unique et dématérialisé à la plupart des déclarations sociales faites par les entreprises.

Il s'agit une obligation réglementaire portée par la loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives.

a DSN sera généralisée de façon progressive à l'ensemble des entreprises relevant du régime général de la sécurité sociale en 2016.

La DSN repose sur :

  • la transmission mensuelle des données individuelles et nominatives des salariés à l'issue de la paie ;
  • le signalement des événements (arrêt et reprise de travail suite à un arrêt maladie, un congé maternité, paternité/accueil de l'enfant ou adoption, rupture de contrat de travail intervenus en cours de mois).

Vous pouvez télécharger le formulaire papier « Attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières » (S 3201) (PDF, 1.63 Mo).

Une notice d'aide au remplissage est disponible au verso du formulaire.

Pour plus de renseignements, contactez votre caisse d'Assurance Maladie par téléphone au 36 46 (service 0,06 €/min + prix appel).

La subrogation

En cas de maintien de salaire de votre salarié, la subrogation vous permet de percevoir directement les indemnités journalières qui lui sont dues par l’Assurance Maladie.

Votre salarié(e) est en arrêt de travail pour maladie, accident du travail ou maladie professionnelle, ou en congé maternité, congé de paternité et d'accueil de l'enfant ou congé d'adoption.

En cas de maintien de son salaire pendant cet arrêt de travail ou ce congé, la subrogation vous permet de percevoir directement, en lieu et place de votre salarié(e), les indemnités journalières qui lui sont dues par sa caisse d'Assurance Maladie pour la période de l'arrêt de travail ou du congé considéré.

À noter :

  • le maintien du salaire peut être prévu dans le cadre d'une convention collective ou d'un accord de branche ;
  • le maintien du salaire peut être total ou partiel. Cependant, pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l'employeur doit être d'un montant au moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d'Assurance Maladie.

La demande de subrogation s'effectue lorsque vous établissez l'attestation de salaire.

En bas du formulaire, pensez à compléter le cadre "Demande de subrogation en cas de maintien de salaire". Indiquez notamment :

  • Les dates de début et de fin de la période pendant laquelle vous demandez la subrogation
    • date de début : précisez la date de début de l'arrêt de travail ou du congé ;
    • date de fin : précisez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la subrogation, telle qu'elle est définie par votre convention collective ou votre accord de branche.

Attention : n'indiquez pas la date de fin de l'arrêt de travail ou du congé, mais bien la date de fin de la période pendant laquelle peut s'appliquer le maintien du salaire et la subrogation, même si la durée de l'arrêt de travail ou du congé ne couvre pas toute cette période.

  • Le numéro du compte bancaire sur lequel doivent être versées les indemnités journalières. Ce numéro doit être conforme au numéro que vous avez déjà transmis, éventuellement, à la caisse d'Assurance Maladie de votre salarié(e).

À noter :

Si le contrat individuel ou collectif de travail prévoit un maintien total ou partiel du salaire, l'employeur est subrogé de plein droit à l'assuré dans ses droits aux indemnités journalières, à condition que le salaire maintenu au cours de cette période soit au moins égal au montant des indemnités dues pour la même période (article R. 323-11 du code de la sécurité sociale).

Lors de votre 1ère demande de subrogation, n'oubliez de joindre un RIB ou un RIP.

Les indemnités journalières dues à votre salarié(e) vous seront directement versées par sa caisse d'Assurance Maladie, tous les 14 jours, à terme échu, sans aucune autre formalité.

Pour plus de renseignements, contactez votre caisse d'Assurance Maladie.