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L'immatriculation d'un salarié

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Article mis à jour le 9 juillet 2014
Vous recrutez un salarié. Dans quels cas et comment faut-il demander son immatriculation à la sécurité sociale ?

L'affiliation à la sécurité sociale française est obligatoire

Toute personne qui réside régulièrement et qui travaille conformément aux règles de la législation du travail en France, est obligatoirement affiliée au régime de sécurité sociale française dont elle relève et est, à ce titre, redevable des cotisations de sécurité sociale correspondantes.

Le refus d'acquitter les prélèvements sociaux et le fait d'inciter les salariés à cesser de cotiser à la sécurité sociale exposent l'employeur à des poursuites pénales.

Par ailleurs, toute personne qui incite les assujettis à refuser de s'affilier à un organisme de sécurité sociale ou de payer les cotisations dues, est passible de sanctions pénales (emprisonnement de six mois et/ou amende de 15 000 € ).

Dans quels cas demander l'immatriculation d'un salarié ?

Que vous soyez chef d'entreprise ou particulier employeur, lorsque vous recrutez un salarié, vous devez demander son immatriculation à la sécurité sociale dans les situations suivantes :

  • si le salarié n'a jamais été immatriculé à la sécurité sociale ;
  • s'il ne dispose d'aucun document justifiant de son immatriculation (carte Vitale, attestation de droits, ancienne carte papier de sécurité sociale).

Cette immatriculation entraîne l'affiliation de l'intéressé à la caisse d'Assurance Maladie compétente et la délivrance de la carte Vitale, carte lui permettant de justifier de cette affiliation et de ses droits.

Pour plus d'informations sur la demande d'immatriculation d'un salarié, consultez le document « Les règles d'identification et d'immatriculation des assurés par les organismes sociaux » disponible ci-dessous en téléchargement.

Vous êtes chef d'entreprise. Comment faire la demande d'immatriculation d'un salarié ?

La demande d'immatriculation du salarié que vous recrutez se fait au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
La DPAE est une déclaration obligatoire qui regroupe sept formalités différentes.

Vous devez faire cette déclaration auprès de l'Urssaf dans les huit jours qui précèdent la prise de fonction du salarié nouvellement embauché, par internet, par télécopie ou par courrier. Pour plus de détails, reportez-vous à l'article sur la DPAE (voir ci-dessous « Lire aussi »).

Après étude du dossier, l'Urssaf transmettra les informations nécessaires à l'immatriculation de votre salarié à sa caisse d'Assurance Maladie qui, en fin de procédure, lui délivrera une carte Vitale (sur laquelle figure son numéro d'immatriculation) accompagnée d'une attestation de droits papier.

Vous êtes particulier employeur. Comment faire la demande d'immatriculation d'un salarié ?

Plusieurs situations peuvent se présenter :

  • Vous utilisez le chèque emploi service universel (CESU)
    C'est au salarié que vous voulez embaucher de demander directement son immatriculation auprès de la caisse d'Assurance Maladie de son lieu de résidence ; il devra pour cela se munir d'une attestation d'emploi du Centre national du chèque emploi service universel (CNCESU).
  • Dans les autres cas
    Faites la demande d'immatriculation au moyen du formulaire « Déclaration d'employeur pour tous emplois familiaux » (n° Cerfa 11469*01) utilisé pour vous déclarer en tant qu'employeur auprès de l'Urssaf.

Pour toute précision supplémentaire, prenez contact avec votre Urssaf.

L'immatriculation d'un salarié de nationalité étrangère

Lors de l'embauche d'un salarié de nationalité étrangère, non ressortissant d'un État membre de l'Union européenne, l'employeur doit s'assurer de la régularité de sa situation au regard de son droit de séjour et de travail en France (titre de séjour, autorisation de travail en cours de validité).

Attention : en cas de non respect de ces formalités, vous vous exposez à des poursuites pénales.

Pour plus d'informations sur l'immatriculation d'un salarié né à l'étranger, notamment sur les pièces justificatives nécessaires (document d'identité et pièce d'état-civil), consultez le document « Les règles d'identification et d'immatriculation des assurés par les organismes sociaux » disponible ci-dessous en téléchargement.

Documents à télécharger

Les règles d'identification et d'immatriculation des assurés par les organismes sociaux

Au sommaire : Qu'est-ce que l'immatriculation d'un assuré social ? À quoi sert le n° de sécurité sociale ? Comment est-il attribué ? Quelles sont les démarches à effectuer ?

Lire aussi

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Avec la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), vous effectuez en une seule fois et auprès d'un seul interlocuteur, l'Urssaf, les formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié.

Particulier employeur : l'embauche en pratique

Vous employez un salarié à domicile pour du soutien scolaire, des travaux de ménage, pour de l’assistance à une personne âgée ou handicapée, etc. ? Renseignez-vous pour connaître les démarches obligatoires liées à l’embauche.

En pratique

Sites utiles

Urssaf
Le site portail des Urssaf : informations réglementaires et pratiques sur les déclarations à effectuer, le calcul et le paiement des cotisations, services en ligne...

Urssaf en ligne
Dans le cadre de ses mesures de simplification, l'Urssaf met à votre disposition dans un espace sécurisé l'ensemble de ses services en ligne : déclaration d'embauche, déclaration des cotisations, situation des comptes, échanges avec votre Urssaf.

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